Muchas escuelas llevan la asistencia en una hoja de Excel o de Google Sheets. Es gratis, todos saben usarla y se adapta a cualquier formato. Para un grupo pequeño funciona bien. El problema aparece cuando hay varios cursos, varios docentes y familias que quieren saber lo que pasa.
Si solo necesita empezar hoy, puede descargar gratis nuestra plantilla de lista de asistencia en Excel, que ya trae las fórmulas.
Qué debe tener una buena lista de asistencia
- Una fila por estudiante, con su matrícula o código y el nombre completo.
- Una columna por día de clase del mes.
- Códigos cortos y siempre iguales: P (presente), T (tarde), A (ausente), J (justificada).
- Totales por estudiante al final de la fila: presentes, tardanzas y ausencias.
- El porcentaje de asistencia del estudiante en el periodo.
- El nombre del docente, el curso y el mes en el encabezado.
Los límites de la hoja de cálculo
- Se llena después de clase, no en el momento, y ahí se pierden datos.
- Cada docente tiene su propia versión del archivo y nadie sabe cuál es la buena.
- La familia no se entera de la ausencia hasta que alguien la llama.
- Sumar varios cursos para el reporte de la dirección toma horas.
- Cualquiera con el archivo puede ver o compartir los datos de todos los estudiantes.
Señales de que es momento de cambiar
- La dirección pide reportes y los docentes tardan días en entregarlos.
- Hay más de un curso o más de un turno.
- Las familias preguntan por teléfono si su hijo llegó.
- Se detectan tarde los estudiantes que están dejando de asistir.
Qué cambia con un sistema digital
El docente marca la asistencia desde el celular durante la clase, la dirección ve el consolidado al instante y cada familia recibe el aviso en su teléfono. Los reportes en Excel siguen existiendo, pero se generan solos. Vea cómo se pasa lista digital y la guía completa de control de asistencia.
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